Organizasyon yapısını çalışma alanlarına ayırın
Merkez, üretim tesisi ve farklı şubelerin personel listeleri aynı dosyada tutulduğunda, benzer isimleri veya kart numaralarını ayırmak zorlaşabilir. HijyenKontrol’de iki seviyeli ana kurum ve alt kurum yapısı kullanılabilir. Personel, bölüm, vardiya ve terminaller seçilen çalışma alanına bağlı tutulur. İlk adım, hangi işletme biriminin ayrı bir kurum olarak yönetileceğine karar vermektir.
Ana kurum ilişkisi ile erişim yetkisini ayırın
Bir kurumu başka bir kurumun altına yerleştirmek organizasyon ilişkisini gösterir; kendiliğinden başka kurumların kayıtlarını görme yetkisi vermez. Sistem yöneticisi çalışma alanları arasında geçebilir. Kurum yöneticisi kendi kurumunun kayıtlarıyla çalışır; rapor kullanıcısının erişimi görüntüleme kapsamındadır. Bu ayrımı başlangıçta netleştirmek, sorumlulukların anlaşılmasını kolaylaştırır.
Personelleri doğru kurumda oluşturun
Personel eklemeden veya Excel yüklemeden önce sayfanın üstündeki ana kurum ve alt kurum seçimini kontrol edin. Seçilen kuruma ait bölümler ve vardiyalar kullanılmalıdır. Yeni personel şablonunda Ad Soyad ve Kart ID zorunludur; telefon isteğe bağlıdır. Aynı kart değeri farklı kurumlarda kullanılabilse de bir kurum içindeki kart eşleşmeleri karışmamalıdır. Önizleme ekranındaki kart ve bölüm hatalarını kaydetmeden önce düzeltin.
Her terminali kendi çalışma alanına bağlayın
Terminalin açılış bağlantısı belirli bir kuruma ve hijyen noktasına aittir. Kart okutma ekranında personelin kurum seçmesi gerekmez; bağlantı bu bağlamı taşır. Bu nedenle bir şubenin masaüstü kısayolunu başka bir şubeye gelişigüzel kopyalamayın. Kurulum sırasında terminal adı, kurum bilgisi ve sunucuya erişim birlikte kontrol edilmelidir.
Çalışma düzenlerini ayrı planlayın
İki şubenin açılış saatleri veya izin günleri aynı olmak zorunda değildir. Her kurumun personelini, haftanın çalışma günlerini ve vardiya saatlerini kendi düzenine göre planlayın. Aynı bölümde çalışan kişiler için toplu atama kullanabilirsiniz. Tarih aralığını ve seçilen günleri önizlemede incelemek, yanlış bir planın çok sayıda personele uygulanmasını önlemeye yardımcı olur.
Raporları bağlamıyla birlikte değerlendirin
İnceleme yaparken önce doğru kurumu açın, ardından tarih, personel ve birim filtrelerini kullanın. Okuttu, okutmadı ve bekleniyor sayılarının hangi çalışma planından oluştuğunu kontrol edin. İşlem geçmişindeki başarılı kart okutma ayrıntıları personel, terminal ve zamanı birlikte gösterir. Bu görünürlük bildirim akışını incelemeyi kolaylaştırır; fiziksel el yıkamanın doğrulandığı anlamına gelmez.